Sprawne zorganizowanie konferencji zależy od bardzo wielu szczegółów – a zapomnienie o jednej drobnej rzeczy może sprawić, że zaliczy się organizacją wpadkę. Wielu osobom się wydaje, że nie będzie nic trudnego z taką organizacją. Jednak rzeczywistość jest zupełnie inna, pracy i załatwiania jest tak dużo, że i dwie osoby będą miały co robić przez dłuższy okres czasu. Najważniejszą sprawą jest wybranie odpowiedniej sali. Konferencje często organizowane są w dużych miastach, gdzie nie powinno być problemów ze znalezieniem odpowiedniego miejsca. Szeroką propozycję mają hotele, których zaletą jest jeszcze to, że od razu można w nich skorzystać z noclegów dla zaproszonych gości. Poza tym można poszukać sali w jednym z licznych centrów, które specjalizują się w tego typu usługach. Niektórzy będą jednak woleli zorganizować konferencję w jakimś ustronnym, przytulnym miejscu, z dala od miejskiego zgiełku i hałasu. Doskonałym miejscem może być na przykład pałac bagatela, ten kompleks pałacowo-parkowy świetnie nadaje się na spotkania biznesowe, szkolenia i konferencje. Wybrana sala musi pomieścić wszystkich zaproszonych gości, ale nie może być za duża – wtedy ciężko będzie zachować odpowiednią atmosferę. Niezwykle istotne jest jej wyposażenie, szczególnie w nowoczesne urządzenia cyfrowe. Rzutniki i projektory to rzecz absolutnie konieczna, ale coraz bardziej pożądane są także komputery i nieograniczony dostęp do sieci internetowej. Warto dobrze sprawdzić krzesła i biurka – jeśli konferencja miałaby potrwać dłużej, a będzie się niewygodnie siedzieć, to nie ma co liczyć na to, że słuchacze będą zainteresowani prezentacją. Podobnie będzie, jeśli zacznie im doskwierać głód, niezbędne więc będzie zorganizowanie zaplecza gastronomicznego, serwującego w razie potrzeby drobne przekąski albo pożywny lunch. Bardzo przydatną rzeczą w sytuacji, gdy równolegle będą się odbywać inne spotkania, będzie odpowiednie wyciszenie sali, dzięki temu hałasy z innych części obiektu nie powinny raczej przeszkadzać.
